Vollmachten bei Kündigungen: Was Unternehmen wissen müssen

Wenn der Geschäftsführer nicht verfügbar ist und eine Kündigung ausgesprochen werden muss, kann das ohne richtige Vorbereitung zum Problem werden. Eine fehlende oder falsch erteilte Vollmacht macht die Kündigung unwirksam. Das kostet Zeit und Geld.

Warum Vollmachten im Unternehmen wichtig sind

In einer GmbH ist grundsätzlich nur der Geschäftsführer zur Kündigung berechtigt. Bei mehreren Geschäftsführern mit Gesamtvertretung müssen alle gemeinsam unterschreiben. Im Arbeitsalltag ist das oft nicht praktikabel. Die Lösung: klar geregelte Vollmachten.

Die drei wichtigsten Vollmacht-Arten

1. Generalvollmacht

Sie ermöglicht umfassende Vertretung in allen Geschäftsbereichen, einschließlich Kündigungen. Sinnvoll für längere Abwesenheiten oder dauerhafte Vertretungsregelungen.

2. Spezialvollmacht

Sie gilt nur für einen konkreten Einzelfall, zum Beispiel für die Kündigung eines bestimmten Mitarbeiters. Nach Erledigung erlischt sie automatisch.

3. Arthandlungsvollmacht

Sie berechtigt dauerhaft zu bestimmten wiederkehrenden Geschäften. Personalleiter erhalten oft eine solche Vollmacht für alle Kündigungen im Unternehmen.

Der kritische Punkt: Kündigungen per Vollmacht

Bei Kündigungen gelten besondere Regeln. Ein Fehler kann die gesamte Kündigung unwirksam machen.

Die zentrale Vorschrift: § 174 BGB

Das Gesetz schützt Arbeitnehmer vor unberechtigten Kündigungen. Sie können eine Kündigung zurückweisen, wenn keine Vollmachtsurkunde vorgelegt wird.

Ablauf bei Kündigungen:

• Der Mitarbeiter erhält eine Kündigung von einem Bevollmächtigten
• Wird keine Original-Vollmachtsurkunde vorgelegt, kann der Mitarbeiter die Kündigung zurückweisen
• Die Zurückweisung muss unverzüglich und damit regelmäßig innerhalb einer Woche erfolgen
• Folge: Die Kündigung ist unwirksam und kann rückwirkend auch nicht mit Vorlage der Urkunde geheilt werden sondern muss dann nachgeholt werden
• Besonderheit bei außerordentlichen Kündigungen: Ist die zweiwöchige Frist nach §626 Abs. 2 BGB bei Zurückweisung verstrichen, kann keine erneute außerordentliche Kündigung wegen desselben Kündigungsgrund mehr ausgesprochen werden, es bleibt nur noch die ordentliche Kündigung.

Drei wichtige Praxis-Hinweise

1. Vollmacht richtig erteilen

Die Vollmacht selbst braucht keine Schriftform. Trotzdem sollten Sie immer eine schriftliche Vollmachtsurkunde erstellen, denn ohne droht die Zurückweisung nach §174 BGB.

2. Bei der Kündigung korrekt vorgehen

• Die Original-Vollmachtsurkunde muss bei der Kündigung vorgelegt werden
• Eine Kopie oder ein Fax genügt nicht
• Dokumentieren Sie die Vorlage der Vollmacht
• Händigen Sie dem Mitarbeiter eine Kopie aus

3. Ausnahmen kennen und nutzen

Eine Vollmachtsurkunde ist nicht erforderlich, wenn:

• Der Personalleiter die Kündigung ausspricht (gilt nach ständiger Rechtsprechung typischerweise als kündigungsbefugt)
• Ein im Handelsregister eingetragener Prokurist unterschreibt (Vorsicht bei einem Gesamtprokuristen: Die Einzelvertretungsbefugnis ergibt sich hier nicht aus dem Handelsregistereintrag, daher ist ein gesonderter Aushang nötig)
• Die Mitarbeiter vorab über die Kündigungsbefugnis informiert wurden

Häufiger Fehler in der Praxis

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die Funktion des Personalleiters allgemein bekannt ist. Das reicht jedoch nicht aus.

Erforderlich ist eine aktive Information:

• Aushang mit Namen und Funktion der bevollmächtigten Person
• Information im Intranet
• Mitteilung bei Neueinstellungen

Die Mitarbeiter müssen wissen, welche konkrete Person kündigungsbefugt ist. Die bloße Funktionsbezeichnung genügt nicht.

Checkliste für Ihr Unternehmen

✓ Vollmachten rechtzeitig vor Bedarf erteilen

✓ Schriftliche Vollmachtsurkunden erstellen und sicher aufbewahren

✓ Bevollmächtigte Personen intern bekannt machen

✓ Original-Urkunden bereithalten

✓ Die einwöchige Zurückweisungsfrist beachten

Fazit

Eine unwirksame Kündigung verursacht erhebliche Kosten: Lohnnachzahlungen, Prozesskosten und verlängerte Kündigungsfristen. Mit einer durchdachten Vollmachts-Strategie vermeiden Sie diese Risiken.

Die wichtigsten Maßnahmen:

• Klare Vollmachten erteilen
• Transparent kommunizieren
• Dokumente griffbereit halten

Paxa hilft Ihnen, sich zurecht zu finden und für Ihr Unternehmen die passende Strategie umzusetzen. Kontaktieren Sie uns hier

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